Tietosuojaseloste
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste Vellamo-kanavalle.
Seloste koskee Vellamo-kanavan käyttäjien henkilötietojen käsittelyä. Vellamo-kanavaa ylläpitävät Suomen merimuseo ja Kymenlaakson museo. Museoiden taustaorganisaatiot ovat Museovirasto/Kansallismuseo ja Kotkan kaupunki, jotka yhteisellä sopimuksella ovat Vellamo-kanavan rekisterinpitäjiä.
1. Rekisterin nimi
Vellamo-kanavan uutiskirjetilaajat
2. Rekisterinpitäjä
Suomen merimuseo sekä Kymenlaakson museo
Postiosoite: Tornatorintie 99 B, 48100 Kotka
Käyntiosoite: Tornatorintie 99, 48100 Kotka
Sähköposti: info@merikeskusvellamo.fi
3. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Kehittämispäällikkö Annika Utriainen, 040 674 3692, annika.utriainen@merikeskusvellamo.fi.
Tietosuojavastaava Juha Reihe, tietosuojavastaava@kotka.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteiden ylläpito sekä markkinointi, tiedotus ja viestintä. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle:
– Henkilön suostumus
Asiakasta koskevat tiedot on saatu suostumuksella häneltä itseltään (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, 6 artikla 1. a)
– Mahdolliset erilliset sopimukset
Sopimukset, joissa rekisteröity on osapuolena tai jotka syntyvät rekisterinpitäjälle kolmannen osapuolen luovuttaessa tietoja (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, 6 artikla 1. b)
5. Rekisterin tietosisältö
Asiakasrekistereihin tallennettavia tietoja ovat:
– Etu- ja sukunimi
– Sähköpostiosoite
Rekisteröityjen ryhmiä ovat:
– Vellamo-kanavan uutiskirjeen tilaajat
Tallennettujen tietojen säilytysaika:
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeellista. Tiedot päivitetään 5 vuoden välein, jolloin aiheettomat tiedot poistetaan. Tiedot poistetaan myös, jos henkilö poistuu itse tai ilmoittaa haluavansa poistua asiakasrekisteristä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta itseltään hänen liittyessään Vellamo-kanavan uutiskirjeen tilaajaksi tai sähköpostitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista, julkisista tilaisuuksista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Vellamo-kanava ei luovuta asiakasrekisterin henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
– Vellamo-kanavan asiakasrekisterin henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta.
– Tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.
– Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
– Palveluun kirjaudutaan henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin ja tietojen käsittelystä jää merkintä rekisteriin.
– Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
– Palvelua käyttävät työntekijät ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle Kotkan kaupungin internet-sivuilta löytyvällä lomakkeella (Kotka.fi – tietosuoja). Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli hän kokee, että olemme käsitelleet henkilötietoja lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietoja.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä tietoja suoramarkkinointiin. Emme koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi muille tahoille suoramarkkinointitarkoituksiin.
Saatamme hankkia digitaalista mainontaa mm. Facebookilta ja Googlelta. Nämä yhtiöt eivät kuitenkaan koskaan saa henkilötietojasi eikä tällaisessa mainonnassa ole kyse suoramarkkinoinnista, vaan se perustuu evästeisiin. Katso tarkemmin kohta Tietoa evästeistä.
Poisto-oikeus
Mikäli rekisteröity kokee, että joidenkin häntä koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtävän kannalta, hänellä on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Pyynnön käsiteltyämme joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn sille, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli rekisteröity on eri mieltä ratkaisusta, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Hänellä on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, rekisteröidyllä on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle.
Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle Kotkan kaupungin internet-sivuilta löytyvällä lomakkeella (Kotka.fi – tietosuoja). Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.